Wejście w życie postanowień Ogólnego Rozporządzenia Ochrony Danych Osobowych zatrzęsło światem małych i średnich firm oraz organizacji, które nie do końca były przygotowane na zapowiadaną rewolucję związaną z bezpieczeństwem danych. Wiele z nich szuka sprawdzonych rozwiązań, które zapewnią im możliwość spełniania postanowień RODO.

Kto ma obowiązek ochrony danych osobowych

We współczesnym świecie dane osobowe to łakomy kąsek dla wszelkiego typu firm, organizacji czy instytucji, które gromadzą i przetwarzają dane osobowe w celu maksymalizacji zysków. Przeciwne interesy mają poszczególni właściciele własnych danych osobowych, którzy posiadają niezbywalne prawa do dysponowania nimi. Stąd idea ujęcia w normy prawne wszelkich działań, których efektem powinno być podniesienie bezpieczeństwa danych osobowych.

Ochrona danych osobowych spoczywa na wszystkich podmiotach funkcjonujących w przestrzeni publicznej, które gromadzą i przetwarzają dane. Obowiązek ten dotyczy zarówno podmiotów publicznych – organów państwa i samorządu, jak i przedsiębiorstw czy organizacji. Jednocześnie należy podkreślić, że ochrona takich danych jest konieczna zarówno w przypadku realizowania zadań z zakresu administracji (np. podatki, zezwolenia, realizacja zadań publicznych na rzecz mieszkańców itp.), jak i usług prowadzonych przez firmy czy organizacje (chociażby płac, zatrudnienia, obsługi reklamacji itp.). Ochrona ta jest niezbędna szczególnie w przypadku świadczenia usług drogą elektroniczną – także w przypadku E-Commerce (np. handel internetowy).

Jak sprawdzić, czy Twoja firma / organizacja jest gotowa na RODO

Działasz na rynku w sektorze, który wymaga ochrony danych osobowych. Samodzielnie, jako Administrator Danych Osobowych, realizujesz wymagane przepisami czynności zmierzające do ochrony przetwarzanych przez firmę/organizację danych osobowych. Jednakże nie masz pewności, czy wdrożone procedury i procesy zapewniają odpowiednie zabezpieczenie dla przetwarzanych danych, a nade wszystko czy są one zgodne z wymogami RODO. Rozwiązaniem jest wykonanie Audytu Ochrony Danych, który odpowie na Twoje pytania w zakresie kompletności realizowanego wdrożenia ochrony danych.

Audyt Ochrony Danych – po co się go stosuje

Jak już wspomnieliśmy, samo wprowadzenie procedur i procesów w zakresie ochrony danych osobowych nie daje pewności, że przetwarzane dane będą odpowiednio w jednostce/ organizacji/ firmie chronione. Co więcej, art.5 ust.2 RODO mówi o tym, że Administrator musi umieć wykazać, że przestrzega przepisów. Właśnie temu służy Audyt Ochrony Danych (Audyt zgodności z RODO), który w dodatku powinien być okresowo powtarzany, ponieważ ochrona danych osobowych jest procesem ciągłym, a postęp technologiczny i kreatywność przestępców sprawiają, że niemal co chwilę trzeba zmagać się z nowymi problemami w tym zakresie.

Audyt Ochrony Danych wskazuje na obszary, które wymagają korekty (diagnozuje niezgodności z RODO). Jego celem jest m.in. weryfikacja zakresu i celu przetwarzania danych, merytorycznej poprawności danych i ich adekwatność w stosunku do celu przetwarzania. W trakcie audytu sprawdzana jest ochrona danych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wymaga on kierowania się wytycznymi określonymi przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, dobrymi praktykami rynkowymi oraz wskazówkami zawartymi w fachowej literaturze przedmiotu.

Raport końcowy (przedwdrożeniowy)

Raport końcowy (raport z audytu zgodności z RODO) odpowiadający potrzebom organizacji:

  • pokazuje błędy i niedoskonałości systemu (określa niezgodności z przepisami w zakresie ochrony danych osobowych);
  • zawiera zalecenia, wskazówki i wytyczne, co do dalszego postępowania, którego celem jest usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości;
  • ujawnia, jakie czynności organizacja jeszcze musi podjąć w celu wdrożenia RODO np.: sprawdza czy konieczne jest prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych;

  • ocenia stosowane techniczne i organizacyjne środki ochrony danych osobowych;

  • odpowiada na pytanie, czy uzasadnione jest powołanie IOD i przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych.

Audyt Ochrony Danych jest niezbędnym elementem wdrożenia systemu opartego o przepisy RODO. Tylko on obejmuje całość procesów związanych z bezpieczeństwem danych osobowych realizowanych w firmie/ organizacji. Bez jego przeprowadzenia oraz systematycznej weryfikacji nie ma gwarancji, że firma spełnia wymagania stawiane przez RODO.

Audyt warto zlecić firmie zewnętrznej, która posiada doświadczonych specjalistów w zakresie RODO. W ten sposób otrzymamy wiarygodną opinię w zakresie dostosowania działalności firmy do zapisów Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych. Warto zainwestować w takie działania – dzięki nim firma / organizacja potencjalnie odsuwa zagrożenie związane z ewentualnymi karami administracyjnymi i finansowymi oraz poprawia status firmy/ organizacji w oczach jej klientów, kontrahentów i pracowników.

Źródło: https://www.isecure.pl/