Niezależnie od typu przedsiębiorstwa, każde z nich posiada wyodrębniony dział, który nadzoruje kadrami i płacami. Zajmuje się on sporządzaniem rozliczeń podatkowych, list płacowych, nawiązywaniem i rozwiązywaniem umów o pracę, niejednokrotnie również organizowaniem szkoleń podnoszących kwalifikacje osób zatrudnionych w firmie. Dział kadr i płac jest także łącznikiem z instytucjami państwowymi, takimi jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz Urząd Skarbowy. Przekazanie część obowiązków firmie outsourcingowej może być doskonałym rozwiązaniem, które znacznie usprawni proces wypełniania i wysyłania dokumentów do wyżej wymienionych podmiotów.

Dział kadr i płac, a współpraca z biurem rachunkowym

Współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym polega na comiesięcznym dostarczaniu informacji niezbędnych do prawidłowego naliczenia wynagrodzeń, sporządzenia list płac oraz deklaracji wysyłanych do ZUS, takich jak liczba osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie, udzielonych urlopach, przyznanych premiach. Następnie dokumenty składane są w naszym imieniu do ZUS-u i Urzędu Skarbowego. Podczas kontroli lub audytów posiadamy możliwość skorzystania ze wsparcia pracownika biura rachunkowego. Warto również wspomnieć, że biura rachunkowe obowiązuje tajemnica zawodowa. Nie ma więc obaw, że zostaną ujawnione wrażliwe dane pracowników bądź informacje na temat firmy, które udostępniane są wyłącznie osobom upoważnionym przez przedsiębiorcę. Biura rachunkowe często świadczą usługi konsultacji prawnych lub doradztwa finansowego. Jest to szczególnie przydatne w nagłych sytuacjach, gdy musimy zasięgnąć porady wykwalifikowanej kadry. Możemy także zlecić sporządzenie rocznego PIT-u, CIT-u, RZiS i bilansów.

Warunki współpracy

Przy wyborze biura rachunkowego warto zwrócić uwagę na to jak długo działa na rynku. Pozwala to w jakiś sposób określić doświadczenie pracowników. Podczas podpisywania umowy należy dokładnie zaznaczyć, jaki zakres usług ma być przez nich realizowany, a co zostanie przypisane do obowiązków działu kadr i płac, jeśli zależy nam na utrzymaniu go w firmie. Pomoże to uniknąć sytuacji, w których ta sama praca wykonywana jest dwukrotnie lub wcale. Warto by biuro należało do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, co gwarantuje profesjonalizm i wysokie kompetencje osób tam zatrudnionych. Możemy zdecydować się na prowadzenie księgowości pełnej lub uproszczonej w zależności od obrotów uzyskanych w poprzednim roku. Przy wyborze biura, warto również zwrócić uwagę na programy komputerowe, którymi dysponuje. Warunkuje to szybkie importowanie i eksportowanie najważniejszych danych, co znacznie usprawnia obieg informacji na linii przedsiębiorstwo, księgowi, ZUS. W razie uchybień lub zaniedbań mamy możliwość pozyskania odszkodowania z polisy OC, którą większość posiada większość biur.

Podsumowanie

Jeżeli chcemy zapewnić sobie spokój i mieć pewność, że wszelkie ciążące na nas obowiązki prawne zostaną wypełnione w sposób profesjonalny i terminowy, warto zdecydować się na współpracę z zewnętrznym biurem rachunkowym. Księgowi mają obowiązek być na bieżąco z niuansami wprowadzanymi przez ZUS oraz wszelkimi kruczkami prawnymi. Korzystając z ich usług, zyskujemy pewność, że nasze dokumenty wypełniane są w rzetelny i prawidłowy sposób. Koszt takiego rozwiązania zależy od ilości zatrudnionych w firmie osób, umowami jakie zawarliśmy z pracownikami, jak i rodzajem przedsiębiorstwa, które prowadzimy, ale na pewno będzie zdecydowanie mniejszy niż zatrudnianie samodzielnej księgowej na etat.

Źródło: Mddp-outsourcing.pl – księgowość zewnętrzna Warszawa