Codziennie firmy korzystają z dużej liczby różnego rodzaju dokumentów. Jednak w każdej biurze przychodzi moment, w którym materiały muszą zostać skutecznie zniszczone w taki sposób, aby nikt niepowołany nie miał do nich dostępu, a zatem nie mógł w żaden sposób wykorzystać dostępnych w nich informacji. Niektóre firmy decydują się na zakup niszczarek, lecz przy dużej ilości pism takie rozwiązanie z pewnością nie spełni pokładanych w nim oczekiwań.

Samodzielne niszczenie dokumentów jest procesem skomplikowanym, począwszy od wyznaczenia do tego celu przeszkolonych pracowników oraz wdrożenia w firmie specjalnej polityki poufności, poprzez zakup wydajnego i niezawodnego sprzętu niszczącego, z czym wiążą się znaczne wydatki, a skończywszy na efektywnym wywożeniu zniszczonych materiałów. Wszystko to generuje duży wysiłek organizacyjny, nie wspominając już o kosztach.

Z tego względu dobrze jest skorzystać z firmy zewnętrznej, która przejmie na siebie całość obowiązków związanych z niszczeniem oraz utylizacją dokumentów. Jest to rozwiązanie korzystne zarówno z logistycznego, jak i ekonomicznego punktu widzenia. Istotną cechą takich usług jest także wysoka dbałość o Istotną cechą takich usług jest także wysoka dbałość o ochronę danych osobowych oraz informacji zawartych w niszczonych pismach.

Jak wybrać odpowiednią firmę?

Jeśli zapadnie decyzja o zleceniu niszczenia dokumentów firmie zewnętrznej należy bardzo skrupulatnie dokonać jej wyboru, posługując się przy tym szeregiem ważnych kryteriów. Jest to istotne, ponieważ utylizacja dokumentów wiąże się z całym szeregiem czynności, jakie nie mogą zostać pominięte. Poza zapoznaniem się z cennikiem usług, trzeba także zaznajomić się z wszystkimi stosowanymi przez zleceniobiorcę procedurami, jakie dotyczą całości procesu utylizacji dokumentów.

Aktualnie przyjętym standardem jest niszczenie dokumentów zgodnie z wytycznymi normy DIN 66399, w jakiej zostały określone różne stopnie bezpieczeństwa. Jeszcze przed podjęciem współpracy z konkretną firmą należy ustalić, jaki interesuje nas stopień bezpieczeństwa, a także sprawdzić czy wybrana przez nas firma dysponuje odpowiednimi niszczarkami, gwarantującymi wybrany poziom zabezpieczeń. Ponadto poznanie reguł opisanych w tej normie jest pomocne w zdefiniowaniu celów oraz oczekiwań, dotyczących w pełni bezpiecznego niszczenia wrażliwych danych w naszej firmie.

Z firmą, która zajmie się zniszczeniem dokumentów, trzeba także na piśmie zawrzeć umowę o powierzenie przetwarzania danych osobowych, ponieważ taka usługa jest traktowana jako powierzenie przetwarzania danych osobowych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych. Warto również upewnić się, czy wybrana przez nas firma zatrudnia specjalistów z zakresu archiwizacji dokumentów, a także czy pracuje ona na odpowiednim sprzęcie i oprogramowaniu, a zatem czy posiada profesjonalne niszczarki dokumentów. Należy zatem korzystać z usług certyfikowanych firm o ugruntowanej pozycji rynkowej, które niszczenie dokumentów podatkowych, księgowych czy kadrowych mają w swojej ofercie od lat.

Jak wygląda profesjonalne niszczenie dokumentów przez firmy zewnętrzne?

Podjęcie współpracy z wyspecjalizowaną firmą zewnętrzną jest równoznaczne z tym, iż cały proces niszczenia dokumentów, a więc od zabrania ich z naszej siedziby oraz transport do miejsca zniszczenia, po przekazanie ścinków do recyklingu znajdzie się po stronie zleceniobiorcy. W większości wypadków dokumenty, które są przekazywane takim firmom, muszą uprzednio zostać odpowiednio przygotowane, a zatem należy wyjąć je z koszulek, usunąć spinacze, natomiast segregatory przygotować oddzielnie.

Po zniszczeniu materiałów w firmie zewnętrznej otrzymujemy certyfikat potwierdzający zniszczenie dokumentacji, natomiast dla klientów szczególnie wrażliwych w kwestiach bezpieczeństwa takie firmy często oferują możliwość brania osobistego udziału w procesie utylizacji.

Korzyści ze współpracy

Najważniejszą zaletą wynikającą z korzystania usług firm profesjonalnie niszczących dokumenty jest gwarancja bezpieczeństwa danych zawartych w utylizowanych pismach. Kolejną korzyść stanowi ograniczenie kosztów, jakie generuje konieczność zakupu niszczarki, jej konserwacja, a także przeszkolenia personelu. Nie trzeba obarczać pracowników dodatkowymi obowiązkami, które będą negatywnie wpływać na ich efektywność i zakłócać rytm pracy.

Warto także wspomnieć o zalecie związanej z wyeliminowaniem problemu hałasu, jaki powstaje w wyniku pracy niszczarki, a także zanieczyszczenia powietrza, które się z nią wiąże. Taka decyzja jest również wyrazem naszej troski o środowisko naturalne, ponieważ makulatura powstająca w trakcie niszczenia dokumentów jest później wykorzystywana do produkcji papieru.

Źródło: http://niszczeniedokumentow.eu/